Правила цифрового этикета

Позвонить, написать или отправить голосовое сообщение?

Все мы ежедневно общаемся онлайн в чатах, мессенджерах. Но как быть наиболее эффективным, вежливым в цифровой коммуникации? Мы задались этим вопросом, разбираемся и делимся информацией с вами.

В этой статье рассмотрим, как стоит и как не стоит коммуницировать с коллегами, партнерами, друзьями. Поговорим об основных негласных правилах диджитал этикета.

Диджитал этикет – как сделать онлайн-коммуникацию приятной и эффективной?

Недавно в одной из статей в The New York Times вышел материал о новых правилах, которые нам диктует общение онлайн.

В материале заметили интересный факт по поводу одного простого сообщения. Сообщения, которое все мы получали и отправляли. А именно – «Ок».

Утверждается, что большая часть сотрудников миллениалов воспринимает такое сообщение как пассивную агрессию. Для людей, рожденных с 1960 по 1980,  сообщение «ок» звучит нейтрально. В то время как для поколения миллениалов холодное «ок» говорит об отчужденности, отстраненности собеседника. Вместо него используют более современное и неформальное «kk».

Голосовые сообщения

Классика.

Хоть это и достаточно новая функция в мессенджерах, но о ней уже есть миллион шуток и мемов в сети.

С голосовыми сообщениями удобно, но все же можно застать собеседника врасплох. Иногда аудио просто нет возможности прослушать. Также подобный формат общения не всегда и не со всеми применим.

Стоит проанализировать, прежде чем высылать список задач или правок голосовым сообщением. Собеседник может упустить важные моменты или попросту плохо воспринимать большое количество информации на слух.

Поэтому прежде, чем отправить голосовое сообщение, можно спросить у собеседника, удобно ли ему его принять. Это правило также применимо и к видеочатам.

Есть новость для любителей отправлять голосовые сообщения и, особенно, для пользователей, которые не любят их получать. В одном из мессенджеров уже есть функция перевода аудио сообщения в текст. Остается подождать, пока эта опция станет доступной во всех приложениях для общения. Или пользоваться ботами по переводу и транскрибированию аудио.

Корпоративные чаты

В таких чатах удобно делиться новостями, решать мелкие рутинные вопросы.

Здесь важно не уходить от темы и не спамить коллектив лишней информацией.

Мессенджеры

Рабочее общение постепенно переходит из почты в мессенджеры. И в связи с этим довольно легко переступить невидимую черту границ человека. Не стоит нарушать границы собеседника.

Если в нерабочее время мы редко проверяем почту, то о мессенджерах так точно сказать нельзя.

Звуковые оповещения или всплывающие окна могут неожиданно врываться в свободное время и нарушать баланс между работой и личной жизнью нашего собеседника.

В некоторых мессенджерах, например Telegram, есть удобная функция отложенных сообщений. Текст можно подготовить заранее, а его отправку запланировать на удобное время. Сообщение будет отправлено автоматически.

Следите и за количеством сообщений, их структурой

Не стоит отправлять короткие фразы и предложения отдельными сообщениями. Человеку намного удобнее будет получить всю информацию в одном структурированном сообщении. Опишите все сразу, по делу.

Разделить по пунктам, вопросам, выделить важное. Тем более, что многие мессенджеры дают возможность использовать жирный шрифт и курсив для удобства.

Если есть задача написать о нескольких важных вопросах, их можно разбить на блоки. Каждый такой блок будет отдельным сообщением. Собеседнику будет удобно на них отвечать и  продолжать диалог.

Перед отправкой нужно проверить сообщение на орфографические, пунктуационные, речевые ошибки.

Emoji

Эмодзи, лайки, смайлы, гифки, стикеры отлично передают эмоции и настроение.

Один смайлик или стикер может передать смысл абзаца текста.

Ниже топ-5 эмодзи в 2020 году в Twitter:

Куда писать: почта или личные мессенджеры?

Основной платформой для деловой переписки остается почта.

Если ваш собеседник не против перейти в мессенджеры для быстрого обсуждения не стратегически важных вопросов, конечно, так всем будет удобнее. Здесь важно не забыть уточнить, какой мессенджер будет удобнее использовать вашего коллеге или партнеру.

А удобно ли звонить?

Если вы не договаривались заранее, собеседнику будет приятно получить сообщение перед звонком.

Сообщение для того, чтобы уточнить, удобно ли вашему коллеге или партнеру говорить. Если нет, то на который час вы можете запланировать кол.

Не прячьтесь

Вы получили сообщение и по какой-то причине не можете ответить. Не стоит закапывать сообщение как непрочитанное, а также не стоит оставлять его не отвеченным.

Можно написать, когда вы сможете ответить на вопрос, когда можно ожидать обратной связи.

Как в живом общении, так и в цифровой коммуникации, мы всегда опираемся на опыт, здравый смысл и желание быть максимально полезными для наших собеседников.